Cyfryzacja stomatologii to nie tylko wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań technicznych i technologicznych do leczenia pacjentów, ale również zainstalowanie narzędzi do umawiania wizyt i kontaktu z pacjentami online. Zdarza się jednak, że kiedy praktyka stomatologiczna zaczyna wykorzystywać narzędzia cyfrowe, a pacjenci w naturalny sposób zaczynają napływać (lub mogliby napływać) do gabinetu dzięki informacji pozyskanej poprzez internet, personel odpowiedzialny za obsługę panelu cyfrowej komunikacji z pacjentami nie jest przygotowany do tego typu zadań bądź kontakt wirtualny możliwy jest tylko w określonych godzinach, niekoniecznie najbardziej pasujących pacjentom. Warto zdawać sobie sprawę, że uruchomienie kanału komunikacji gabinetu stomatologicznego z pacjentami przez internet jest obecnie tak ważnym narzędziem również marketingowym, że przygotowanie pracowników do jego obsługi powinno być tak samo istotne, jak uruchomienie samego panelu komunikacji czy oprogramowania antywirusowego.

Niedostosowanie godzin kontaktu online do potrzeb pacjentów kończy się zazwyczaj tym, że szukają oni innego gabinetu stomatologicznego. Na rynku pojawiają się już narzędzia dedykowane otrzymywaniu kontaktu online z pacjentami poza godzinami pracy personelu, na przykład w postaci outsourcingowych platform komunikacyjnych.