Działalność gospodarcza wspomagana dotacjami unijnymi wymaga szczególnie skrupulatnego prowadzenia dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki. O prawidłowym rozliczeniu dotacji trzeba myśleć już na etapie składania wniosku o jej przyznanie. Bowiem dobrze przemyślane i skonstruowane kosztorys oraz biznesplan pozwolą na uniknięcie kłopotów z rozliczeniem otrzymanej pomocy.

Beneficjenci ostateczni, którzy otrzymali dotację powinni pamiętać o:

• wydatkowaniu przyznanej pomocy finansowej zgodnie z założeniami kosztorysu oraz biznesplanu, które były dołączone do wniosku o dotacje – jeśli między zapisami w tych dokumentach a rzeczywistymi wydatkami pojawią się znaczne różnice, instytucja wdrażająca (której zadaniem jest ocena prawidłowości rzeczywistego wydatkowania przyznanej pomocy) może zakwestionować zasadność niektórych operacji finansowych lub zażądać dodatkowych wyjaśnień od beneficjenta;

• gromadzeniu prawidłowo wypełnionej dokumentacji, potwierdzającej operacje finansowe, zakupy i przelewy (płatności środkami z dotacji dokonuje się tylko w formie przelewów); z dokumentów musi jasno wynikać, że przeprowadzona operacja finansowa jest tożsama z pozycją zamieszczoną we wniosku o przyznanie dotacji;

• pilnowaniu, by na jednym dokumencie znajdowały się operacje dotyczące tylko działań podlegających pod rozliczenie z dotacji unijnej – to szczególnie ważne, gdy przedsiębiorca realizuje jednocześnie wiele inwestycji, z czego tylko pewien wycinek jest objęty pomocą unijną;

• płaceniu faktur z dokładnością do 1 grosza – każda nieścisłość w tej kwestii może być przyczyną niezaliczenia poniesionego wydatku do puli kosztów kwalifikowanych (to szczególnie ważne w przypadku płacenia należności w transzach);

• skompletowaniu i posegregowaniu całej wymaganej rozliczeniem dokumentacji: faktur i potwierdzeń przelewów; jeśli z jakichś powodów dokumentacja wymaga osobnych wyjaśnień, należy je dołączyć razem z wymaganymi dokumentami tak, by weryfikujący rozliczenie nie miał wątpliwości, czego dotyczą;

• właściwym przeliczaniu kursów walut w przypadku dokonywania płatności w walutach obcych;

• monitorowaniu wartości wskaźników projektu: wskazania rzeczywiste powinny być zbieżne z deklarowanymi we wniosku;

• przechowywaniu dokumentacji dotyczącej wykorzystania dotacji przez wymagany okres po zakończeniu projektu – instytucja kontrolująca ma prawo do wglądu przez okres 3 – 5 lat.

Dokumenty wymagane przy rozliczeniu dotacji:

• wniosek o płatność

• pełna dokumentacja fakturowa i potwierdzająca przelewy na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane firmy

• umowy i zaświadczenia na wykonanie prac lub dostaw.

Źródło: Opracowanie własne

(na podst.Gazeta.pl oraz BierzDotacje.pl; i innych)