Zdarza się, że praca wymaga wyjazdu służbowego za granicę.

W takim przypadku pracodawca:

• ma prawo zaliczenia wydatków poniesionych na podróż służbową pracownika do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ wydatki te związane są z prowadzeniem firmy i z działaniem przedsiębiorstwa;

• wysokości kwot wypłacanych pracownikom oddelegowanym na zagraniczną podróż określa w oparciu o przepisy wydane przez Ministra Pracy w sprawie ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podroży służbowej poza granicami kraju;

• ma prawo wypłacić pracownikowi tylko część diety, o ile zapewni mu jeden lub dwa posiłki dziennie;

• ma obowiązek zwrócić pracownikowi, który rozchorował się podczas podróży służbowej, udokumentowane koszty leczenia za granicą oraz leków, o ile poniesienie tych wydatków było konieczne; nie ma obowiązku zwracać kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów;

• w razie zgonu pracownika ma obowiązek pokryć koszty transportu zwłok pracownika do kraju;

• ma prawo określić rodzaj środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej, może też wyrazić zgodę na to, by pracownik podróżował samochodem osobowym niebędącym własnością firmy.

Pracownik z kolei:

• ma prawo do diety, zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów a także do zwrotu innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb;

• otrzymuje zaliczkę w walucie (lub na swoją prośbę w złotych polskich przeliczonych wg aktualnego kursu dla danej waluty) na niezbędne koszty podroży i wydatki związane z pobytem poza granicami kraju;

• nie odprowadza podatku dochodowego od kwot wypłaconych mu na poczet diet i innych należności w związku z wyjazdem służbowym za granicę, do wysokości określonej w przepisach wydanych przez Ministra Pracy; zwrot wydatków ponad limit podlega pod podatek dochodowy płacony przez pracownika;

• ma prawo do zwrotu kwot do wysokości określonej limitem w zależności od kraju, którego dotyczy podróż służbowa, oraz prawo do zwrotu kosztów noclegu do wysokości kwoty, która widnieje na rachunku hotelowym, ale nie więcej niż wynosi ustalony na ten cel limit; jeśli pracownik mieszkał w droższym hotelu, ponieważ było to uzasadnione zaistniałą sytuacją (np. nie było już miejsc w obiekcie tańszym), a pracodawca nie kwestionuje zakwaterowania w droższym hotelu, wówczas wypłacona kwota ponad limit nie jest uznana za przychód pracownika podlegający opodatkowaniu;

• jeśli otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, wówczas dieta mu nie przysługuje; chyba ze ekwiwalent ten jest niższy niż dieta – w takim przypadku przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Źródło: „Dziennik Gazeta Prawna”