Paragony, raporty, kopie elektroniczne – zwróć na to uwagę

Od początku maja 2011 r. lekarz prowadzący praktykę prywatną ma obowiązek posiadać kasę fiskalną. Z wymogiem tym związane są pewne inne implikacje, o których nie zawsze ma się pojęcie.

Każda czynność sprzedaży produktów musi być rejestrowana przy użyciu kasy fiskalnej, a sprzedający ma obowiązek wydrukowana paragonu dla kupującego. Kopie paragonów należy przechowywać przez dwa lata od momentu zakończenia roku podatkowego, w którym paragony zostały wystawione.
Po każdym dniu roboczym trzeba wydrukować fiskalny raport dzienny z przeprowadzonych sprzedaży. Raportów tych nie wykonuje się w dniach, w których nie była prowadzona sprzedaż. Prawo nakłada obowiązek przechowywania raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały one sporządzone.
Wydruki raportów i kopie paragonów należy przechowywać bez dostępu światła (najlepiej w zamkniętym kartonie) i w pomieszczeniach suchych – takie warunki są zalecane dla przedłużenia czasu istnienia wydruku na papierze termicznym.
Do wydruków warto zastosować lepszej jakości papier, którego producent udziela gwarancji na kilkuletnią czytelność informacji zamieszczonych na kopiach paragonów i w raportach. Dokumenty te, drukowane na papierze termicznym, mają do siebie, że już po kilku miesiącach wydruk taki blaknie i zaczyna znikać, zatem zapisane na papierze dane mogą przestać istnieć przed upływem określonego przepisami wymaganego okresu przechowywania tego typu dokumentów.
Najbardziej popularne szerokości papieru do drukowania to 28 mm i 57 mm. Koszt zakupu jednej rolki waha się od kilkudziesięciu groszy do nieco ponad 1 zł. Jedna rolka - w przypadku prowadzenia prywatnej praktyki, gdzie lekarz przyjmuje tylko kilku pacjentów dziennie - powinna wystarczyć na ok. kwartał.
By ograniczyć ilość przechowywanej papierowej dokumentacji, warto zakupić kasę z możliwością wykonywania elektronicznych kopii. Na karcie pamięci o popularnej pojemności 2 GB mogą pomieścić się dane dotyczące operacji sprzedaży, które były dokonywane przez kilka lat.